Cos’è un enterprise management system (EMS)?

Perché un’azienda funzioni nel modo più efficiente possibile è necessario che le informazioni possano circolare fluidamente tra i vari reparti e chi gli strumenti utilizzati per gestire i lavori siano integrati tra loro.

La standardizzazione di best practive e procedure aziendali è alla base del management moderno ed è il metodo più efficace per poter disporre delle informazioni aziendali nel posto e nel momento più appropriati.

I sistemi EMS hanno come scopo quello di migliorare la qualità dei processi, fornendo alle persone gli strumenti per raggiungere i dati di cui hanno bisogno per il loro lavoro.

Questi strumenti aiutano l’azienda a fare alcuni passi avanti nel planning strategico, facendo in modo che le informazioni siano utili per pianificare, decidere nuovi sviluppi etc.

Le informazioni prodotte devono essere ad ampio spettro in modo da essere utili a persone diverse dell’azienda.

In primo luogo occorre evitare che l’organizzazione sia “spezzata” o divisa in compartimenti stagni, il flusso dei materiali, delle informazioni deve essere un “flusso continuo” e la divisione delle varie aree o reparti deve utilizzare strumenti in grado di favorire il coordinamento dei processi decisionali.

Enterprise management systems è un software gestionale che consente di controllare e gestire tutti i processi aziendali e sul quale passa tutto il midollo informativo, organizzativo e operativo.

Le imprese hanno ormai cominciato a sostituire i vecchi “programmi dipartimentali” (software per il solo magazzino, la sola amministrazione etc.) con i sistemi ERP ed ora con sistemi integrati che gestiscono in modo sinergico tutti i processi aziendali (come l’EMS).

Questi sistemi sono progettati per essere, allo stesso tempo, la spina dorsale dei flussi informativi aziendali e un potente strumento di pianificazione che, se ben configurato, è in grado di incrementare la produttività, migliorare il coordinamento, ottimizzare l’approvvigionamento dei materiali e le fasi di produzione.

Perché le imprese dovrebbero dotarsi di un EMS?

Nello scenario attuale, le capacità di un’impresa di ridurre al minimo sprechi ed errori sono sempre più cruciali per mantenere adeguati i livelli di competitività sul mercato, lo scopo primario degli enterprise management systems è quello di supportare la sfida all’ottimizzazione.

Un sistema EMS infatti permette di:

• Alleggerire e rendere più efficiente la struttura e i processi manageriali
• Conseguire una migliore capacità decisionale e di pianificazione grazie all’accesso immediato a tutte le informazioni e alla possibilità di interrogare ed elaborare facilmente i dati aziendali
• Lavorare su un’unica base dati
• Migliorare l’efficienza dei processi produttivi riducendo errori e sprechi
• Migliorare l’allocazione delle risorse umane e valutare il personale sulla base di risultati specifici e misurabili.

La forza di EMS è la modularità. Il sistema infatti si compone di diversi moduli tutti perfettamente integrati e intercomunicanti tra di loro:

• CRM
• WBS
• Gestione Contratti
• Gestione Documentale
• Gestione assistenza Post-Vendita
• Gestione progetti e attività
• Gestione Calendario
• Gestione telefonate

La vostra struttura adotta già un EMS? Molto probabilmente NO. È comunque probabile che la vostra azienda abbia diversi sistemi in cui confluiscono informazioni e dati a seconda dei dipartimenti aziendali. Questa pratica costringe gli operatori a dover interrogare o imputare le medesime informazioni in diversi sistemi.