Firma Elettronica
Digitalizza il processo di firma in modo semplice ed efficiente con SignBook Zucchetti.
Accelera i processi della tua attività e promuovi la dematerializzazione con SignBook Zucchetti!
Scopri la nostra soluzione, una piattaforma unica che ti consente di ottenere numerosi vantaggi per risparmiare tempo e digitalizzare i processi, semplificando l’iter amministrativo della firma dei documenti. Dimentica le firme manuali: il futuro è digitale!
Digitalizza la firma dei documenti con SignBook Zucchetti.
1. Firma i tuoi documenti digitalmente, in modo semplice e rapido, da PC, tablet o smartphone.
2. Scegli la tipologia di firma più adatta alle tue esigenze: Semplice, Avanzata o Qualificata, in base ai documenti e ai processi da gestire.
3. Identifica online i firmatari per la FEA Grazie al riconoscimento online integrato, puoi verificare l’identità dei firmatari a distanza nei primi passaggi e assegnare loro la firma elettronica avanzata.
4. Archivia i documenti in digitale .Con l’integrazione alla conservazione digitale Zucchetti, tutti i documenti firmati e i riconoscimenti effettuati vengono conservati a norma di legge.
5. Invia inviti via e-mail e SMS – Le pratiche di riconoscimento e firma possono essere inviate via e-mail e/o SMS, accessibili direttamente da PC, smartphone o tablet, grazie all’integrazione con il servizio di invio massivo SMS ZUUM.
Una piattaforma unica che ti offre numerosi vantaggi: 6 motivi per non poter più farne a meno.
1. Digitalizza i tuoi processi: scambia, approva e firma la documentazione, sia interna che esterna all’organizzazione, riducendo l’uso della carta e ottimizzando tempo e risorse.
2. Gestisci diverse firme e documenti -In un’unica pratica puoi aggiungere uno o più documenti da sottoporre al processo di firma da parte di uno o più firmatari.
3. Integra la soluzione -Grazie ai web services, puoi integrare la piattaforma in qualsiasi applicativo già in uso. SignBook è già compatibile con diverse soluzioni Zucchetti.
4. Scegli la tipologia di firma più adatta – Puoi optare per Firma Elettronica Semplice, Avanzata o Qualificata, in base ai documenti da firmare.
5. Apponi firme posizionali e compila campi editabili -Grazie alla gestione dei campi modulo di Adobe e all’editor integrato, puoi far firmare i tuoi documenti in modalità posizionale e completare i campi editabili.
6. Personalizza ogni dettaglio – Personalizza mittenti, messaggi di e-mail e SMS, testi dei processi, logo, tema grafico e molto altro!
La validità legale della firma elettronica
La validità legale della firma elettronica è una questione che preoccupa costantemente imprese e professionisti, poiché si cerca di capire se possa essere considerata equivalente alla tradizionale firma autografa.
Secondo il regolamento eIDAS, che disciplina le firme elettroniche nei paesi membri dell’UE, esistono tre tipi di firma elettronica (Semplice, Avanzata e Qualificata), ciascuna con caratteristiche diverse, anche in termini di validità legale.
Nel contesto italiano, la validità legale di una firma elettronica è strettamente legata al concetto di valore probatorio, come previsto dall’articolo 2702 del Codice Civile, che tratta dell’”Efficacia della scrittura privata”. In sostanza, una firma elettronica ha valore legale quando può dimostrare la sua efficacia probatoria, ovvero la sua equivalenza a una scrittura privata.
Tra le tre tipologie di firma, la firma elettronica qualificata è quella che offre la completa validità legale, poiché viene apposta utilizzando dispositivi specifici, come token o smart card.
La firma elettronica avanzata, molto comune in ambito aziendale, è considerata anch’essa altamente valida in termini di forza legale. Essa è realizzata tramite una procedura informatica che garantisce un legame univoco con il firmatario, confermandone l’efficacia probatoria.
In ogni caso, il regolamento eIDAS chiarisce che nessuna firma elettronica può essere rifiutata solo per la sua natura elettronica, soprattutto se emessa da un servizio fiduciario riconosciuto dall’Unione Europea. Pertanto, la sua efficacia probatoria è garantita in tutta l’UE.
Cos’è la firma elettronica e le diverse tipologie di firma
Introdotta nel 1999, la firma elettronica ha l’obiettivo di digitalizzare i processi aziendali e accelerare la trasmissione dei documenti.
Spesso si confondono i concetti di firma elettronica e firma digitale. Sebbene i termini vengano talvolta usati come sinonimi, esistono differenze significative tra le due nozioni. La firma elettronica rappresenta il concetto base, che utilizza dati elettronici per l’identificazione informatica, simile a come accediamo a un servizio online inserendo user e password.
La firma digitale, invece, è un’evoluzione della firma elettronica; oltre a garantire l’identificazione, assicura anche l’attribuzione unica a un soggetto e a un documento specifico.
Attualmente, esistono tre tipologie di firma elettronica: la Firma Elettronica Semplice (FES), la Firma Elettronica Avanzata (FEA) e la Firma Elettronica Qualificata (FEQ).
- La Firma Elettronica Semplice è il livello base della firma elettronica. Il suo utilizzo semplifica i processi di approvazione e gestione documentale, riduce i costi associati alla carta e, promuovendo la dematerializzazione, contribuisce significativamente alla sostenibilità ambientale.
- La Firma Elettronica Avanzata, invece, garantisce l’identificazione univoca del firmatario e verifica l’integrità del documento sottoscritto.
- La Firma Elettronica Qualificata è un’evoluzione della firma elettronica avanzata che offre un ulteriore livello di sicurezza grazie all’uso di dispositivi qualificati per la sua creazione, come token o chiavi crittografate. La FEQ è la firma elettronica con il massimo valore legale, equivalente a una firma autografa.
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Firma elettronica e aziende: ecco quali sono i vantaggi
Le aziende che adottano la firma elettronica possono beneficiare di numerosi vantaggi operativi ed economici.
Attualmente, esistono tre tipologie di firma elettronica utilizzabili in ambito aziendale: Firma Elettronica Semplice (FES), Firma Elettronica Avanzata (FEA) e Firma Elettronica Qualificata (FEQ).
La Firma Elettronica Semplice, come definito dal Regolamento eIDAS, consiste in un insieme di dati elettronici connessi tramite un’associazione logica ad altri dati elettronici. Un esempio comune è l’uso di user e password per accedere alla propria email.
La Firma Elettronica Avanzata offre ulteriori garanzie, come la connessione univoca al firmatario, l’autenticità del firmatario stesso e l’integrità del documento sottoscritto. Essa combina l’associazione dei dati elettronici con queste caratteristiche rafforzative.
La Firma Elettronica Qualificata è la forma più sicura di firma elettronica, poiché viene certificata attraverso dispositivi hardware specifici, come token o smart card USB.
L’uso crescente di queste tre tipologie di firma elettronica nelle aziende è dovuto ai loro significativi vantaggi, tra cui:
- Versatilità e semplicità: La firma elettronica può essere adottata da aziende di qualsiasi dimensione, dalle piccole realtà alle grandi imprese. È semplice da usare e facile da integrare nei processi aziendali.
- Velocità dei processi: La firma elettronica accelera i processi di autorizzazione della documentazione interna e permette ai clienti di firmare documenti anche da remoto.
- Risparmio: La firma elettronica riduce i costi per carta e tempi operativi, contribuendo alla trasformazione dell’area amministrativa in un ufficio senza carta.
A cosa serve un software in cloud di firma elettronica
Un software in cloud per la firma elettronica è uno strumento fondamentale per imprese, microimprese e professionisti che desiderano semplificare i processi di gestione documentale.
L’utilizzo di tale software permette alle aziende di garantire le tre caratteristiche essenziali di una firma elettronica: autenticità, non ripudio e integrità. Un software per firma elettronica deve sempre rispettare le direttive del regolamento eIDAS, come nel caso di SignBook, la soluzione offerta da Zucchetti.
L’adozione di un software in cloud per la firma elettronica all’interno di un’organizzazione offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Processi più rapidi: I tempi di autorizzazione interna e di firma dei clienti si riducono notevolmente rispetto alla firma fisica. I destinatari possono firmare in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, utilizzando il dispositivo che preferiscono.
- Maggiore efficienza: L’accelerazione dei processi autorizzativi e organizzativi aumenta l’efficienza complessiva, riducendo i tempi di attesa e migliorando la gestione documentale.
- Risparmio: I costi di implementazione di un software per la firma elettronica sono rapidamente ammortizzati grazie alla riduzione delle spese per stampa e archiviazione di documenti cartacei.
- Maggiore sicurezza: I software in cloud per la firma elettronica offrono un elevato livello di sicurezza, garantendo l’unicità della firma e rilevando eventuali modifiche ai documenti già firmati.
- Più spazio: Con meno documenti cartacei e faldoni, si libera spazio prezioso in ufficio.
